Avantajele utilizării EMCS pentru operatorii economici sunt numeroase:

 

Elementul cheie al EMCS este documentul administrativ în format electronic (e-DA) și documentul administrativ simplificat electronic (e-DAS), utilizate în toate Statele Membre, care au înlocuit tipizatele în format hârtie. În cazul mişcărilor de produse accizabile între antrepozite fiscale, între un antrepozit fiscal şi un destinatar înregistrat din alt Stat Membru ori între biroul vamal unde mărfurile au fost puse în liberă circulaţie şi antrepozitul fiscal, e-DA-ul este întocmit de expeditor şi transmis adminsitraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Aceasta validează datele de referinţă din e-DA (codurile de accize ale expeditorului, destinatarului şi produsul), după care alocă e-DA-ului un cod unic de referinţă numit ARC, pe care-l returnează exepeditorului. Numai după primirea ARC-ului, produsele pot părăsi locul autorizat de exepdiere.

Când produsele accizabile ajung la locul de destinaţie, destinatarul întocmeşte un raport de primire pe care-l înaintează administraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Administraţia fiscală/vamală validează documentul şi-l compară eventual, cu alte informaţii complementare. După validare, raportul de primire este returnat destinatarului şi tuturor Statelor Membre interesate, inclusiv Statului Membru de expediţie, care îl va transmite automat expeditorului.

Același schimb de mesaje se aplică și în cazul mișcărilor cu accize plătite în statul membru de expediție. E-DAS este emis de expeditorul certificat şi transmis adminsitraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Aceasta validează datele de referinţă din e-DAS (codurile de accize ale expeditorului, destinatarului şi produsul), după care alocă e-DAS-ului un cod unic de referinţă numit ARC, pe care-l returnează exepeditorului. Numai după primirea ARC-ului, produsele pot părăsi locul autorizat de exepdiere.

Când produsele accizabile ajung la locul de destinaţie, destinatarul certificat întocmeşte un raport de primire pe care-l înaintează administraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Administraţia fiscală/vamală validează documentul și verifică documentul de plată a accizei. După validare, raportul de primire este returnat destinatarului certificat şi tuturor Statelor Membre interesate, inclusiv Statului Membru de expediţie, care îl va transmite automat expeditorului certificat.

 

Operatorii economici pot utiliza interfaţa sistemului oferită de administraţia fiscală/vamală naţională, ori îşi pot dezvolta propria interfaţă, cu conectare system-to-system. Respectând prevederile legislative naţionale, operatorii economici ocazionali, care nu vor fi conectaţi la sistem, vor primi asistenţă pentru introducerea datelor sau primirea informaţiilor din sistem ce le sunt destinate, la biroul vamal în a cărei rază de competenţă îşi desfăşoară activitatea.

Legislaţia naţională prevede obligativitatea utilizării EMCS-RO iar dacă expeditorul este din România, acesta trebuie să furnizeze persoanei care însoţeşte produsele accizabile un exemplar tipărit al documentului administrativ electronic.

 

Sistemul EMCS se bazează pe schimbul electronic de date dintre operatorii economici şi administraţiile statelor membre. In cazul indisponibilităţii sistemului din cauze imputabile autorităţii, legislaţiaspecifică (OPAVR nr. 195/2023, cu modificările și completările ulterioare)  prevede procedura aplicabilă în această situaţie. În funcţie de gradul de indisponibilitate a sistemului, schimbul de date utilizând EMCS va fi întârziat, sau înlocuit temporar cu documentul pe suport hârtie emis în procedură de rezervă.

 

Calitatea bazei de date SEED a fost îmbunătăţită, realizându-se migrarea datelor la noua versiune SEED. Modificările operate în aplicaţia naţională de autorizări este diseminată celorlalte State Membre cel târziu a doua zi după operarea modificărilor. Din punct de vedere legal, este considerată de bază autorizaţia operatorului economic, şi nu actualizarea bazei de date.

 

E-DA/e-DAS-ul poate fi completat anticipat, ca draft e-DA/e-DAS şi salvat local. Acest draft (proiectul documentului administrativ electronic sau document administrativ simplificat electronic) poate fi înaintat cu cel mult 7 zile înainte de data înscrisă pe acest document ca dată de expediere a produselor accizabile în cauză. Dacă este validat, nu mai poate fi modificat. Pe de altă parte, mişcarea nu poate să fie iniţiată înaintea datei de expediere care trebuie să fie înscrisă pe e-DA/e-DAS.

 

Deplasarea produselor accizabile în regim suspensiv de accize este considerată ca având loc în regim suspensiv de accize doar dacă este acoperită de un document administrativ electronic procesat.

În cazul în care sistemul informatizat este indisponibil în România, expeditorul din România poate începe o deplasare de produse accizabile în regim suspensiv de accize dacă produsele sunt însoţite de un document de rezervă care conţine aceleaşi date ca şi proiectul de document administrativ electronic

În România, sunt aplicabile prevederile ordinului vicepreşedintelui ANAF nr. nr.829/23.02.2016 pentru aprobarea Normelor privind accesul operatorilor economici la aplicatiile EMCS-RO de control al miscarilor cu produse accizabile in regim suspensiv de accize si de depunere online a declaratiilor privind situatia achizitiilor si livrarilor de produse accizabile